De energieprijzen stijgen, de ruimte wordt schaarser en de toeleveringsketens worden complexer – en het magazijn? Dat wordt een onderschatte kostenpost. In veel bedrijven schuilt hier een groot besparingspotentieel. Het probleem: de kosten verbergen zich vaak in het dagelijks werk.
Wanneer u deze uitgaven zichtbaar maakt en doelgericht vermindert, wint u niet alleen vrije opslagruimte, maar ook meer flexibiliteit en leveringszekerheid. Dit artikel laat zien waar het de moeite waard is om beter te kijken en hoe u de opslagkosten kunt verlagen zonder de processen te verstoren.
Opslagkosten begrijpen
Opslagkosten bestaan niet alleen uit huur en personeel. Ook uitgaven voor ruimte, techniek en energie beïnvloeden de hoogte van de lopende kosten. Daarbovenop komt het kapitaal dat vastzit in voorraden, evenals onzekerheden zoals krimp of inactieve perioden.
In veel bedrijven blijven deze posten onzichtbaar. Ze zijn verspreid over verschillende kostenplaatsen of vloeien ongemerkt in de totale berekening in. Daardoor wordt hun werkelijke omvang vaak onderschat en blijven besparingsmogelijkheden onbenut.
De gevolgen reiken veel verder dan het magazijn: te hoge opslagkosten verlagen de liquiditeit, vertragen de reactietijd op klantvragen en maken het moeilijker om concurrerende prijzen te hanteren.
Typische kostenveroorzakers in het magazijn
Hoge voorraden en lage omloopsnelheid
Wanneer producten te lang in het magazijn liggen, leggen ze kapitaal vast – vaak gedurende maanden. Tegelijkertijd ontbreekt de ruimte voor nieuwe goederen. Voorraad veroudert of verliest aan waarde. Vooral bij seizoensartikelen, technische componenten of bederfelijke goederen kan dit snel duur worden.
Inefficiënte magazijnprocessen en -indelingen
Lange loopafstanden, chaotische structuren of onduidelijke werkstromen vergroten niet alleen de tijdsbesteding, maar ook de kans op fouten. Wanneer magazijnmedewerkers eerst naar goederen moeten zoeken, verliezen ze waardevolle tijd.
Ongeorganiseerd magazijnbeheer
Zonder betrouwbare gegevens over voorraad, benuttingsgraad of locatie van artikelen wordt elke beslissing een gok. Dubbele opslag, overlappende voorraden of foutieve boekingen zijn het gevolg en jagen de opslagkosten omhoog.
Verouderde technologie of verkeerde systemen
Magazijnsystemen die niet meer passen bij het bedrijfsmodel of voortdurend onderhoud vereisen, veroorzaken onnodige kosten. Ook verouderde software of ontbrekende koppelingen vertragen processen en zorgen voor extra administratieve lasten.
Praktische maatregelen om kosten te verlagen
Voorraadbeheer optimaliseren
Voorraad kost elke dag geld. Elke opgeslagen eenheid legt kapitaal vast, neemt ruimte in en veroorzaakt doorlopende kosten – bijvoorbeeld voor temperatuurbeheersing, reiniging of verzekering. Om hier doelgericht te besparen, is slim voorraadbeheer nodig. Drie belangrijke hefbomen om de opslagkosten te verlagen:
Voer een ABC-analyse uit:
De ABC-analyse helpt om magazijnartikelen te prioriteren op basis van hun aandeel in de totale waarde. A-goederen vertegenwoordigen vaak 70–80 % van de omzetwaarde, hoewel ze slechts 10–20 % van het artikelvolume uitmaken.
- Gebruik dynamische bevoorradingsplanning:
In plaats van vaste bestelhoeveelheden te definiëren, loont het om een dynamische planning te gebruiken, bijvoorbeeld op basis van voortschrijdend verbruik. Moderne ERP-systemen berekenen automatisch het ideale bestelniveau en passen dit voortdurend aan. Dit vermindert het risico op overvoorraad en beperkt tegelijk tekorten.
- Controleer regelmatig de veiligheidsvoorraad:
Veiligheidsvoorraden dienen als buffer bij leververtragingen. Maar als ze te hoog zijn ingesteld, veroorzaken ze onnodige kosten. De formule voor het optimale bestelpunt luidt:
Bestelpunt = (dagelijks verbruik × levertijd in dagen) + veiligheidsvoorraad
Voorbeeld: een artikel wordt 20 keer per dag gebruikt, de levertijd bedraagt 7 dagen en de veiligheidsvoorraad is 50 stuks.
Bestelpunt = (20 × 7) + 50 = 190 stuks
Magazijnruimte efficiënt gebruiken
De magazijnruimte is een van de grootste kostenfactoren – zowel wat betreft huur of bouwkosten als energie, onderhoud en interne looproutes. Slim ruimtegebruik bespaart daarom niet alleen ruimte, maar ook geld. Een belangrijk middel hierbij is verticale verdichting: in plaats van in de breedte uit te breiden, loont het vaak om in de hoogte te werken – bijvoorbeeld met kantelarmstellingen voor langgoed of meerlagige rekken die veel volume op een kleine oppervlakte opslaan.
Moderne rekensystemen, afgestemd op artikelstructuur, omloopsnelheid en orderverzamellogica, zorgen voor korte afstanden en snellere verwerking. Palletstellingen of dubbelzijdige kantelarmstellingen van OHRA bieden veel flexibiliteit omdat ze modulair uitbreidbaar zijn.
Een ander optimalisatiepotentieel ligt in de vermindering van tussenopslag of bufferruimtes. Deze worden vaak ingesteld om knelpunten te voorkomen, maar veroorzaken onnodige bewegingen, lange zoektijden en hoge voorraden. Het doel moet altijd een continue materiaalstroom zijn – van goederenontvangst tot verzending, zonder omwegen.
De ruimte wordt het efficiëntst gebruikt wanneer de magazijnindeling, processen en systemen op elkaar zijn afgestemd en regelmatig worden gecontroleerd om lege zones, dubbele opslag of verkeerd ingedeelde oppervlakken op te sporen.
Processen stroomlijnen en automatiseren
Complexe, handmatige processen behoren tot de onzichtbare kostenveroorzakers in het magazijn. Ze verlengen de doorlooptijden, verhogen de kans op fouten en leggen beslag op personele middelen die elders nodig zijn.
Een belangrijk uitgangspunt om de opslagkosten te verlagen, is de automatisering van terugkerende handelingen. Zelfs eenvoudige transportmiddelen, zoals rollenbanen of heftafels, verminderen de tijd die nodig is voor intern transport. Ze vervangen geen volledig team, maar besparen veel handelingen die zich in de loop van een dienst opstapelen.
Ook bij het orderverzamelen kunnen grote verbeteringen worden bereikt. In plaats van te werken met statische lijsten of papieren formulieren, maken digitale pick-by-oplossingen een begeleide, foutarme orderverzameling mogelijk. Pick-by-Light, Pick-by-Voice of Pick-by-Scan verlagen het foutenpercentage en vergemakkelijken de inwerkperiode van nieuwe medewerkers. Welke methode het best past, hangt af van de productomvang, artikelstructuur en omloopsnelheid. Er bestaat geen standaardoplossing, maar wel bewezen methodes.
De basis voor efficiënte processen is altijd een goed doordachte indeling: opslaglocaties, looproutes en verzamelzones moeten worden afgestemd op de materiaalstroom. Hoe minder omwegen, tijdelijke opslag en zoekacties nodig zijn, hoe rendabeler het magazijn werkt – zelfs zonder high-end automatisering.
Magazijnbeheer digitaliseren
Digitaal magazijnbeheer is tegenwoordig een fundamentele voorwaarde voor efficiënte processen. Als u uw magazijngegevens nog in Excel of op papier bijhoudt, loopt u het risico dat uw eigen processen u parten spelen: dubbele boekingen, ontbrekende voorraden, zoektijden en dure pickingfouten zijn vaak het gevolg.
Een professioneel magazijnbeheersysteem (LVS) of Warehouse Management System (WMS) zorgt voor transparantie in de voorraad en helpt om middelen gericht aan te sturen. Het grote voordeel: informatie is in realtime beschikbaar – over bezettingsgraad, opslaglocatie, verplaatsingen en bewegingen. Beslissingen zijn niet langer gebaseerd op intuïtie, maar op betrouwbare data.
Digitale tools maken het bovendien mogelijk om processen mobiel en locatie-onafhankelijk vast te leggen. Met mobiele scanners, tablets of handhelds behouden medewerkers het overzicht – of het nu gaat om goederenontvangst, verplaatsing of orderverzameling. Dat bespaart tijd en voorkomt fouten.
Typische functies van moderne LVS/WMS-systemen:
- Realtime voorraadbeheer
- Vaste of willekeurige locatie-toewijzing
- Geïntegreerde orderverzamelstrategieën
- Mobiele gegevensregistratie via scanning
- Automatische waarschuwingen bij over- of ondervoorraad
- Koppelingen met ERP- of voorraadbeheersystemen
De investering loont zelfs voor middelgrote magazijnen. Zodra handmatige processen niet meer schaalbaar zijn, nemen fouten en kosten toe.
Opleiding en bewustwording van het personeel
Technologie, systemen en strategieën zijn weinig waard als het magazijnpersoneel niet meewerkt. Wanneer medewerkers weten hoe processen werken, waar de risico’s liggen en hoe ze systemen correct moeten gebruiken, werken ze efficiënter, veiliger en met minder fouten.
Gerichte opleidingen zorgen ervoor dat iedereen in het team dezelfde taal spreekt – of het nu gaat om orderverzameling, goederenontvangst of het gebruik van digitale hulpmiddelen. Het gaat niet alleen om technische training, maar ook om economisch inzicht: wat kost een fout in het magazijn? Hoe beïnvloedt een verkeerde boeking de voorraad? Waar gaat dagelijks tijd verloren?
Belangrijke opleidingsonderwerpen:
- Correct gebruik van LVS/WMS-systemen
- Gebruik van mobiele scanners en digitale checklists
- Arbeidsveiligheid & orde in het magazijn
- Efficiënte looproutes & ergonomisch werken
- Foutreductie bij orderverzameling en verzending
Maak uw medewerkers bewust dat het succes van het bedrijf ook hun persoonlijke succes is.
Wanneer besparen niet loont
Kostenbesparing is geen doel op zich. Slecht gekozen maatregelen kunnen meer kwaad dan goed doen. Te lage voorraden leiden tot leveringsproblemen en ontevreden klanten. Goedkope technologie veroorzaakt vaak hoge onderhoudskosten of past niet in het bestaande systeem. En zonder goed opgeleid personeel sluipen er fouten in die uiteindelijk duurder zijn dan elke besparing.
Een magazijn moet soepel draaien. Daarom is het belangrijk om de verhouding tussen kosten en risico te bekijken. Slanke processen mogen niet ten koste gaan van de stabiliteit.
Toekomstbestendige opslag ontstaat door evenwichtige beslissingen: besparen waar het zinvol is – investeren waar het nodig is. Vooral wanneer dit kwaliteit, efficiëntie of leveringszekerheid garandeert.
Soms is het goedkoper om meer uit te geven – vooral wanneer die investering dure fouten, ontevreden klanten of voortdurende knelpunten voorkomt.
Geautomatiseerde magazijnoplossingen
Geautomatiseerde opslagsystemen worden allang niet meer als luxe beschouwd, maar als een strategische sleutel tot meer efficiëntie. Bedrijven die hun magazijnprocessen automatiseren, profiteren niet alleen van lagere operationele kosten, maar ook van meer transparantie, beschikbaarheid en veiligheid.
Een geautomatiseerd magazijn beperkt handmatige ingrepen tot een minimum. Dit verlaagt het foutenpercentage, versnelt opslag en orderpicking en zorgt voor een gelijkmatige materiaalstroom – zelfs bij hoge doorvoer. Tegelijkertijd kan de ruimte efficiënter worden gebruikt, bijvoorbeeld met compacte verticale oplossingen of dynamische rekken. Dit creëert ruimte voor groeiende assortimenten of nieuwe processen.
Ook economisch loont de investering: minder personeelsinzet met gelijktijdige ontlasting van medewerkers, lagere voorraadkosten door nauwkeuriger beheer, minder fouten en vaak een snellere terugverdientijd dan verwacht.
Typische voordelen van geautomatiseerde magazijnoplossingen:
- Ruimtebesparing: optimaal ruimtegebruik dankzij compacte systemen
- Tijdsefficiëntie: kortere toegangstijden en geautomatiseerde processen
- Betrouwbaarheid: minder fouten door systeemgestuurde besturing
- Veiligheid: gecontroleerde toegang en duidelijke processturing
- Schaalbaarheid: systemen groeien mee met de behoeften
- Personeelsontlasting: medewerkers worden ontlast van routinetaken
Als fabrikant van geautomatiseerde opslagsystemen biedt OHRA modulaire systemen die individueel kunnen worden afgestemd op goederen, branche en processen. De focus ligt op duurzame techniek, hoge draagkracht en flexibele integratie in bestaande processen.
Conclusie
Niet elke euro kan direct worden bespaard – maar elk proces kan worden geëvalueerd. Een magazijn dat gestructureerd, slank en stabiel draait, is een concurrentievoordeel.
Zelfs kleine veranderingen in voorraadbeheer, ruimtegebruik of werkprocessen kunnen een groot effect hebben – mits ze deel uitmaken van een duidelijke strategie. Het gaat niet om bezuinigen om het bezuinigen, maar om gerichte optimalisatie. Om beslissingen die gebaseerd zijn op betrouwbare data. En om het inzicht dat efficiëntie altijd ontstaat waar mens, technologie en structuur samenwerken.
Het verlagen van opslagkosten betekent niet alles opnieuw uitvinden. Het betekent nauwkeuriger kijken en met gezond verstand handelen.
